Die Microsoft Power Platform stellt Unternehmen einige interessante und spannende Lösungen zur Verfügung. So lassen sich z. B. mobile Anwendungen mit Microsoft Power Apps schnell und einfach erstellen, Unternehmensdaten mit Microsoft Power BI visuell und dynamisch darstellen oder immer wiederkehrende Abläufe und Prozesse mit Microsoft Power Automate automatisieren.
Mit diesem Projekt möchte ich einmal zeigen, wie sich z. B. Kundenanfragen über eine Microsoft Power Platform realisieren lassen. Ein paar der Abläufe habe ich in der Wissenssammlung bereits zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Ich möchte hier jedoch einmal das Zusammenspiel zeigen, was möglich ist.
Ganz am Anfang steht ein Formular, welche mit Microsoft Forms erzeugt wurde. Microsoft Forms ist eine webbasierte Anwendung, mit den Formularen und Quizze erstellt werden können und welche verschiedenen Feldtypen zur Verfügung stellt. Dabei können Fragen in einer zufälligen Reihenfolge angezeigt werden oder aber in Abschnitte gegliedert werden.
Microsoft Forms bietet außerdem die Möglichkeit an, die erfassten Antworten direkt auszuwerten und bei Bedarf in eine Microsoft Excel Tabelle zu übertragen.
Die erfassten Daten hierzu werden zentral in einer Microsoft SharePoint Liste gespeichert. Microsoft Lists bietet sich daher idealerweise an (Alternativ kann man auch über den Einsatz von Microsoft Dataverse nachdenken, jedoch eignet sich diese Lösung für recht große Datenmengen). Im Gegensatz zu Microsoft Excel dient Microsoft Lists überwiegen dafür, Daten und Informationen nachzuhalten, während Microsoft Excel primär für die Kalkulation und Auswertung von Daten gedacht ist. Ferner bietet Microsoft Lists von Haus aus die Möglichkeit an, sich direkt in Anwendungen der Microsoft Power Platform zu integrieren und die so erfassten Daten beispielsweise in eine mobile Anwendung von Microsoft Power Apps oder in ein visuelles Dashboard von Microsoft Power BI einzubinden.
Der Transport der Daten erfolgt hierbei mit Hilfe von Microsoft Power Automate. Hierbei kommt ein sog. Automatisierter Cloud-Flow zum Einsatz. D. h. dass im Flow festgelegt wird, welches Formular als Ereignisstartpunkt dient. Sobald die Anwendung merkt, dass das Formular ausgefüllt und übermittelt wurde, startet automatisch der entsprechende Flow und überträgt die Daten an die Liste. Dabei kann beispielsweise auch festgelegt werden, dass eine Referenznummer erzeugt wird. Hierbei bietet sich die Möglichkeit an, entweder eine zufällig generierte Nummer oder eine fortlaufende Nummer zu verwenden. Diese wird dem Kunden dann auch nach der Anlage entsprechend mitgeteilt und er wird darüber informiert, dass der Vorgang entsprechend erfasst wurde.
Microsoft Power Automate bietet aber noch weitere Möglichkeiten an. So lässt es sich z. B. einrichten, dass bei einer bestimmten ausgewählten Priorität im Formular beispielsweise weitere Personen informiert werden. Eine weitere Möglichkeit bestünde, sofern das Formular nur innerhalb der Organisation zum Einsatz kommt, dass im Formular Dokumente übermittelt werden und dem Eintrag in Microsoft Lists angehängt werden.
Auch lässt sich beispielsweise festlegen, dass eine Benachrichtigung per Microsoft Teams erfolgt, sobald ein Datensatz neu angelegt wurde, oder der Absender erhält eine E-Mail mit der angelegten Referenznummer und der Information, dass seine Anfrage erfasst wurde.
Nachdem die Daten nun in Microsoft Lists gespeichert wurden, lassen sich mit den Daten verschiedene Möglichkeiten realisieren.
Für dieses Projekt kommen nun als weitere Anwendungen
- Microsoft Power BI sowie
- Microsoft Copilot Studio
zum Einsatz. Microsoft Power BI dient in diesem Projekt, wie schon beschrieben, als Möglichkeit, Informationen und Daten grafisch und visuell darzustellen.
So lässt sich beispielsweise auf einen Blick eine Übersicht verschaffen wie viele Anfragen gewonnen wurden oder verloren gegangen sind, wie die Aufteilung der Anfragen auf den jeweiligen Sachbearbeiter entfallen oder was die Top Ten der größten Anfragen ist. Microsoft Power BI bietet hierbei einige Gestaltungsmöglichkeiten. Die dazugehörigen Daten sind wiederum mit Microsoft Lists, so dass Daten recht schnell und einfach aktualisiert werden können, sobald sich etwas in der Liste ändert.
Microsoft Copilot Studio (ehemals Microsoft Power Virtual Agents) ermöglicht es, schnell und einfach einen Chatbot zu erstellen, welcher mit Hilfe von Abfragen und Microsoft Power Automate definierte Interaktionen mit dem Kunden ausführen kann.
Für dieses Projekt wird beispielsweise mit Microsoft Copilot Studio und Microsoft Power Automate ein Chatbot erstellt, welcher
- Informationen wie Name, E-Mail und Anliegen abfragt und im Anschluss an einen oder mehrere definierte E-Mail-Empfänger eine E-Mail sendet und
- Anhand der Referenznummer auf die Daten in Microsoft Lists zurückgreift und dem Benutzer beispielsweise den Status seiner Anfrage übermittelt.
Somit lassen sich für den Kunden auch entsprechende Self Services schalten, um ihm jederzeit Fragen beantworten zu können. Die Steuerung der einzelnen Schritte erfolgt dabei in Microsoft Copilot Studio über sog. Themen, welche festlegen wie sich der Chatbot zu verhalten hat und mit dem Benutzer interagieren soll.
Rundet man das Gesamtpaket nun ab, kann man beispielsweise mit Hilfe von Microsoft Power Pages zum Schluss eine Internetseite generieren, in dem man diese Module wie das Formular oder den Chatbot integriert.
Alles in allem bietet wie Eingangs bereits erwähnt die Microsoft Power Platform einige interessante Möglichkeiten an, um Geschäftskunden bei der Entwicklung ihres Geschäftes zu helfen. Dabei spielt sicher auch eine Rolle, dass alle Anwendungen entsprechend ineinander verzahnt sind und untereinander interagieren und zum anderen, dass es sich hierbei um eine Low-Code Plattform handelt, bei der so gut wie keine Programmierkentnisse notwendig sind, um direkt loslegen zu können.
Zu diesem Projekt habe ich außerdem eine Dokumentation erstellt, welche ihr hier kostenlos im PDF herunterladen könnt.