Dokumentenverwaltung

Die Microsoft Power Platform stellt Unternehmen einige interessante und spannende Lösungen zur Verfügung. So lassen sich z. B. mobile Anwendungen mit Microsoft Power Apps schnell und einfach erstellen, Unternehmensdaten mit Microsoft Power BI visuell und dynamisch darstellen oder immer wiederkehrende Abläufe und Prozesse mit Microsoft Power Automate automatisieren.

Mit diesem Projekt möchte ich einmal zeigen, wie sich eine Dokumentenverwaltung über eine Microsoft Power Platform realisieren lässt. Ein paar der Abläufe habe ich in der Wissenssammlung bereits zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Ich möchte hier jedoch einmal das Zusammenspiel zeigen, was möglich ist.

Für dieses Projekt wird im voraus ein KI-Modell in Microsoft Power Automate erstellt, da Daten aus einem PDF-Dokument ausgelesen werden müssen. Für die Erstellung eines KI-Modells ist ein kostenpflichtiges Microsoft Power Automate Premium Abonnement notwendig.

Das KI-Modell kann einfach über den KI-Hub in Microsoft Power Automate erstellt werden. Hierbei ist zu beachten, dass mindestens fünf Dokumente benötigt werden, damit das Training durchgeführt werden kann. Um das KI-Modell zu trainieren müssen zwei Dinge erledigt werden:

1. Es müssen Felder definiert werden, die später aus den Dokumenten ausgelesen werden sollen.
2. In den hochgeladenen Dokumenten müssen die erstellten Felder mit den Bereichen in dem Dokument verknüpft werden.

Sobald dies erledigt wurde, wird das Training gestartet. Microsoft Power Automate wird im Anschluss die Genauigkeit ermittelt, mit der die Texte erkannt werden. Je mehr Dokumente das System zum trainieren hat, desto genauer wird die Genauigkeit werden.

Nach dem Training und der Veröffentlichung steht das KI-Modell nun für Microsoft Power Automate und Microsoft Power Apps zur Verfügung und kann in den Anwendungen verwendet werden. 

Für dieses Projekt ist als Ereignispunkt im Flow vorgesehen, dass sobald eine E-Mail an ein bestimmtes Postfach gesendet wird, der Flow gestartet wird und prüft, ob ein Dateianhang mit bestimmten Texten oder Zeichen existiert. Erst wenn dies der Fall ist, soll das KI-Modell aus dem Dokument die festgelegten Daten extrahieren.

Darüberhinaus soll das in der E-Mail angehängte Dokument, sofern es den Kriterien entspricht, in der Dokumentenbibliothek in Microsoft SharePoint abgelegt werden.

Die extrahierten Daten werden hierbei in den jeweiligen Spalten eingetragen, so dass alle Informationen direkt sichtbar sind. 

Nachdem das Dokument in die Dokumentenbibliothek aufgenommen wurde, kann zusätzlich eine Benachrichtigung versendet werden.

Zu diesem Projekt habe ich außerdem eine Dokumentation erstellt, welche ihr hier kostenlos im PDF herunterladen könnt.